A. Misi dan
tujuan organisasi
Misi adalah
suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Misi suatu
organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi
dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup
operasi dalam hal produk dan pasar. Tujuan organisasi merupakan pernyataan
tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan
untuk dicapai di waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi.
Dua unsur penting tujuan adalah hasil-hasil akhir yang diinginkan di waktu
mendatang dan usaha-usaha atau kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan.
B. Berbagai
fungsi tujuan organisasi
1. Pedoman
bagi kegiatan. Fungsi tujuan sebagai pedoman memberikan arah dan pemusatan
kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan harus tidak dilakukan.
2. Sumber
legitimasi. Fungsi tujuan sebagai sumber legitimasi meningkatkan kemampuan
organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan
di sekitarnya.
3. Standar
pelaksanaan. Fungsi tujuan sebagai standar pelaksanaan memberikan langsung
bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi.
4. Sumber
motivasi. Fungsi tujuan sebagai sumber motivasi meningkatkan semangat kerja
bagi para anggota.
5. Dasar
rasional pengorganisasian. Fungsi tujuan sebagai dasar rasional
pengorganisasian berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk
pencapaian tujuan, pola penggunaan sumber daya, dan implementasi.
C. Tipe-tipe
tujuan
1. Tujuan
kemasyarakatan (societal goals). Masyarakat pada umumnya, contohnya
memproduksi barang dan jasa, mempertahankan pesanan, mengembangkan dan
memelihara nilai-nilai budaya, dan sebagainya.
2. Tujuan
keluaran (output goals). Publik dalam hubungannya dengan organisasi,
contohnya barang-barang konsumen, jasa-jasa bisnis, pemeliharaan kesehatan,
pendidikan, dan sebagainya.
3. Tujuan
sistem (system goals). Pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi organisasi,
tidak tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi atau tujuan yang
diambil, contohnya penekanan pada pertumbuhan, stabilitas, laba atau
cara-cara pelaksanaan fungsi, seperti menjadi ketat atau longgar dikendalikan
dan disusun.
4. Tujuan
produk atau tujuan karakteristik produk (products goal). Berbagai
karakteristik barang- barang atau jasa-jasa yang diproduksi, contohnya
penekanan pada kualitas atau kuantitas, gaya, ketersediaan, keunikan,
keanekaragaman atau pembaharuan produk.
5. Tujuan
turunan (derived goals). Tujuan digunakan organisasi untuk
meletakkan kekuasaannya dalam pencapaian tujuan-tujuan lain.
D. Proses
penetapan tujuan
1. Bahwa
barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai
manfaat paling sedikit sama dengan harganya.
2. Bahwa
barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen/ langganan.
3. Bahwa
teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan
jasa dengan biaya dan kualitas bersaing.
4. Bahwa dengan
kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi
dengan lebih baik dari sekedar menjaga kelangsungan hidup (survive), yaitu
untuk pertumbuhan (growth) dan dapat menghasilkan laba (profitable).
5. Bahwa
pelayanan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan, sehingga
mereka bersedia menanamkan modalnya dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu
sukses organisasi.
6. Bahwa
perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan
ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.
E. Bidang-bidang
tujuan
1. Posisi
pasar. Perusahaan harus menetapkan tujuan mengenai bagian pasar yang akan
direbut.
2. Produktivitas.
Produktivitas atau efisiensi adalah rasio antara masukan dengan keluaran
organisasi.
3. Sumber
daya phisik dan keuangan. Menetapkan tujuan untuk memperhatikan mesin dan
peralatan serta penyediaan bahan baku.
4. Profitabilitas.
Tujuan-tujuan laba penting untuk mencapai tujuan-tujuan lain, menyangkut
penelitian dan pengembangan yang dibutuhkan untuk inovasi, kekuatan keuangan
untuk mengganti mesin dan peralatan dan pengupahan yang dibutuhkan untuk
menarik personalia.
5. Inovasi.
Ada kebutuhan terus menerus akan produk atau jasa baru dan inovatif.
6. Prestasi
dan pengembangan manajer. Kelangsungan hidup banyak organisasi tergantung
pada kekuatan manajemen yang inovatif.
7. Prestasi
dan sikap karyawan. Karyawan operatif melaksanakan sebagian besar pekerjaan
normal dan rutin di setiap organisasi.
8. Tanggung
jawab sosial dan publik. Tujuan-tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk
menangani boikot publik, kegiatan-kegiatan hukum, kegiatan-kegiatan
pemerintahan, kelompok-kelompok berkepentingan, dan sebagainya.
F. Kebutuhan
penyeimbangan tujuan
Dalam proses
penetapan tujuan, manajemen harus menentukan keseimbangan atau campuran optimum
tujuan-tujuan, dan memadukan berbagai kepentingan sumber-sumber atau
pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi. Tujuan organisasi tidak terbatas
pada pemenuhan kepentingan manajemen saja; tetapi juga kepentingan pemegang
saham yang menginginkan kenaikan dividen atau harga saham di pasar modal; para
langganan (konsumen) ingin memperoleh produk atau jasa dengan kualitas lebih
baik, pada harga wajar; para karyawan ingin mendapatkan balas jasa yang sesuai;
para penyedia ingin memperoleh kepastian pesanan dan pembayaran; dan masyarakat
mengharapkan akan memperoleh berbagai manfaat untuk menaikkan standar hidup
mereka. Ini memerlukan penyeimbangan keinginan, kebutuhan dan persyaratan
berbagai kelompok yang berbeda.
G.
Perumusan tujuan
1. Proses
perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung jawab
terhadap pencapaian tujuan.
2. Manajer
puncak sebagai perumus tujuan umum, hendaknya bertanggung jawab untuk menurunkan
tujuan-tujuan pada tingkatan-tingkatan lebih rendah.
3. Tujuan harus
realistik, diselaraskan dengan lingkungan internal dan eksternal, baik sekarang
maupun di waktu yang akan datang.
4. Tujuan harus
jelas, beralasan dan bersifat menantang para anggota organisasi.
5. Tujuan-tujuan
umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan diingat oleh
para pelaksana.
6. Tujuan
bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum.
7. Manajemen selalu
harus meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan, dan bila perlu mengubah
dan memperbaikinya sesuai perkembangan lingkungan.
H. Management
by Objectives (MBO)
Management by
Objectives atau MBO pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya
The Practice of Management pada tahun 1954. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO
merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota
pada setiap tingkatan organisasi. Dengan pemngembangan hubungan antara fungsi
perencanaan dan pengawasan, MBO membantu menghilangkan atau mengatasi berbagai
hambatan perencanaan.
I. Pengertian
MBO
MBO sulit
didefinisikan, banyak organisasi mempergunakannya dengan cara-cara yang berbeda
dan untuk alasan-alasan yang berbeda pula. Secara umum esensi sistem MBO
terletak pada penetapan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan yang
bekerja bersama, penutupan bidang tanggung jawab utama setiap individu yang
dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil-hasil (sasaran-sasaran) dapat diukur
yang diharapkan, dan penggunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman
pengoperasian satuan-satuan kerja serta penilaian sumbangan masing-masing
anggota.
J. Sistem MBO
formal
1. Komitmen
pada program. Program MBO yang efektif mensyaratkan komitmen para manajer
di setiap tingkatan organisasi terhadap pencapaian tujuan-tujuan pribadi dan
organisasi, serta MBO.
2. Penetapan
tujuan manajemen puncak. Program-program perencanaan efektif biasanya mulai
dengan para manajer puncak, yang menetapkan tujuan-tujuan pendahuluan setelah
berkonsultasi dengan para anggota organisasi lainnya.
3. Tujuan-tujuan
perseorangan. Dalam suatu program MBO efektif, setiap manajer dan bawahan
merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatan mereka secara jelas.
4. Partisipasi.
Derajat partisipasi bawahan dalam penetapan tujuan dapat sangat berpartisipasi.
5. Otonomi
dalam implementasi rencana. Individu mempunyai keleluasaan dalam pemilihan
peralatan untuk pencapaian tujuan serta mengembangkan dan mengimplementasikan
program-program pencapaian tujuan-tujuan mereka tanpa campur tangan atasannya
langsung.
6. Peninjauan
kembali prestasi. Manajer dan bawahan secara periodik bertemu untuk
meninjau kembali kemajuan terhadap tujuan.
K. Kekuatan dan
kelemahan MBO
Kebaikan-kebaikan
berbagai program MBO, yang dapat diperinci sebagai berikut :
1. Memungkinkan
para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
2. Membantu
dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki
komunikasi antar manajer dan bawahan.
4. Membuat para
individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi.
5. Membuat
proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan
tertentu.
Ada dua kategori
kelemahan kelemahan-kelemahan MBO yaitu
1. Kelemahan
yang melekat (inheren) pada proses MBO ini mencakup konsumsi waktu dan usaha
yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO,
serta biasanya meningkatkan banyaknya kertas kerja
2. Kelemahan
yang seharusnya tidak ada tetapi sering dijumpai dalam pengembangan dan
implementasi program-program MBO dan menyangkut beberapa masalah pokok yang
harus dikendalikan agar program MBO sukses :
a. Gaya dan
dukungan manajemen.
b. Penyesuaian
dan perubahan .
c. Keterampilan-keterampilan
antar pribadi.
d. Deskripsi
jabatan.
e. Penetapan
dan pengorganisasian tujuan.
f. Pengawasan
metode pencapaian tujuan.
g. Konflik
antara kreativitas dan MBO.
L. Membuat MBO
efektif
1. Mendidik dan
melatih manajer.
2. Merumuskan
tujuan secara jelas.
3. Menunjukkan
komitmen manajemen puncak secara kontinyu.
4. Membuat
umpan balik efektif.
5. Mendorong
partisipasi.